Was sind die Qualitätsparameter für ein wirklich sinnvolles Projektmanagement Tool? Drei Basiskriterien zur Evaluierung von effektiven PM Softwarelösungen.
Autor: Mag. Otto Walter Ebenbichler, Programmdesign Projektmanagement Tool Company Observer ©, 13. August 2014
Irgendein Projektmanagement Tool findet sich immer im World Wide Net. Sicher, ja, es gibt sogar eine schier unüberschaubare Menge an Angeboten. Aber eine Detailbetrachtung der dort beworbenen Programme zeigt wieder einmal dass Masse nicht gleich Qualität sein kann. Aber was ist denn das Leidvolle an den offensichtlich zu 98% untauglichen Instrumenten? Im Wesentlichen lassen sich drei Basiskriterien für Qualität feststellen:
1. Programmkomplexität
Nehmen Sie Microsoft Project, ein offensichtlich allseits beliebter Standard, ein Programm das seinen Markt- und damit Stellenwert der weltweiten Reputation seines Mutterunternehmens verdankt. Wie? Ich wage es, diese ach so professionelle Lösung zu kritisieren? Ja aber natürlich. Weil es sich hier um das Märchen “Des Kaisers neue Kleider” handelt. Wer sich für einen/eine professionelle ProjektmanagerIn hält, small talked gerne in Richtung: “Mit was arbeiten Sie eigentlich? Microsoft project?” Wer sich also für “klug” hält – um beim Märchen zu bleiben – unterstreicht seine zur Schau getragene Kompetenz mit dem Nimbus eines weltweit als erfolgreich propagierten Projektmanagement Tool. Aber wer dieser Damen und Herren kennt denn nun diese Softwarelösung wirklich? Ich habe in meiner Laufbahn keinen einzigen Projektmanager kennengelernt, der auch nur annähernd die durchaus gegebene Fülle an Möglichkeiten dieses Programms genutzt hätte, geschweige denn gekannt hat. Seine BenutzerInnen beschränken sich auf ein minimales Hantieren mit Balkenplänen und Arbeitspaketdokumentationen. Über 90% der Software bleiben in der Regel völlig unberührt! Komplexität als Option erzeugt weder Effektivität noch wahre Professionalität. Im Gegenteil: eine schlanke Lösung unter dem Motto “reduce it to the max”, ein Tool das Wesentliches beinhaltet und Unwesentliches gar nicht erst anbietet bringt Leistung, lernt sich schnell und verdichtet komplexe Vorhaben in übersichtlicher und nachvollziehbarer Form.
Abb.: Beispiel für ein erfolgreiches Projektmanagement Tool – der Company Observer © Modul Projekte, einfache Menüführung, intuitive Befehlsleiste, automatisierter Balkenplan
2. Methodenbasis
Welche Projektmanagement Tools spiegeln denn nun in tauglicher Art und Weise meine aktuellen Unternehmensabläufe und -vorhaben am Besten wieder? Gar keines. Oder machen Sie bewußt den Bock zum Gärtner? Ein qualitatives Tool ist best practice, generiert mit dem Unternehmen gemeinsam neue Rahmensetzungen. Es generiert aktiv – und nicht im Sinne einer “Nebenbei Installation” – zielführende PM und PzM Strukturen. Organisationen, die mit der oder durch die Einführung einer PM Software auch Changeprozesse durchlaufen, gewinnen. Heisst: entscheidend für ein tool ist seine Methodenbasis. Diese hat grundsätzlich intelligent zu sein und darf nicht nur, nein, soll ein Unternehmen auch gemäß dieser Methodik verändern (z.B. ICB). Die Entscheidung für ein Tool hat als Qualitätsgrundlage also auch immer die Entscheidung für eine PM Methodik zu sein. Dementsprechend sind Tools mit Allerweltskonzepten ausnahmslos immer ein Reinfall.
3. Technologie
Ein drittes Kriterium ist, dass zeitgemäße Technologien wie etwa der Onlinezugang, die Arbeitsplatzunabhängigkeit oder die Allmedientauglichkeit (PC, MAC, Tablets, etc.) eines Tools den hohen Anspruch an Flexibilität modernen Projektmanagements zu unterstützen haben. Als wichtigste Faktoren gelten Mobilität, Konnektivität und collaboration Optionen (also ein dynamisches ZUsammenarbeiten virtueller work groups). Hier spricht einfach sehr viel für internetbasierte Softwarelösungen, denn einerseits bietet eine derartige SaaS Lösung heute schon die benötigte Ortsunabhängigkeit und andererseits ist es ein Technologiebereich, der weltweit die größte Entwicklungscommunity aufweist. Und das garantiert bei derartigen Lösungen letztlich immer die Investition in ein nachhaltig zukunftsorientiertes Instrument.